DATAC Buchhaltungssystem

Glossar

Archivprogramm

Die gesamte Buchhaltung kann jederzeit in ein Archiv gespeichert werden.

Dieses Archiv, welches sämtliche Buchungen und die digitalen Belege enthält, kann auf einer CD revisionssicher gespeichert werden. Es enthält ein Sichtprogramm um die Buchungen und Belege sowie sämtliche Auswertungen anzusehen und zu drucken (auch ohne DATAC Fibu Software)

ASCII

Der American Standard Code for Information Interchange (ASCII, alternativ US-ASCII, ist eine 7-Bit-Zeichenkodierung; sie entspricht der US-Variante von ISO 646 und dient als Grundlage für spätere auf mehr Bits basierende Kodierungen für Zeichensätze (Wikipedia).

Es handelt sich um eine andere Form einer Textdatei zum Import/ Export von Daten.

Bankmanager

Der DATAC Bankmanager ist ein Modul (kostenpflichtig) im Rahmen der DATAC Finanzbuchhaltung. Er ermöglicht den Kontoauszugs-Import aus Zahlungsverkehrsprogrammen von Banken und die darauffolgende automatische Verbuchung dieser Daten in die Finanzbuchhaltung. In der Schweiz auch Import und Verbuchung der ESR-Dateien.

Buchung aus Brutto-Betrag

Der verbuchte Betrag enthält die MWSt. DATAC zieht diese entsprechend dem gewählten Satz ab und verbucht sie auf das
MWSt-Konto

Buchung aus Netto-Betrag

Der verbuchte Betrag enthält die MWSt. nicht. DATAC rechnet diese entsprechend dem gewählten Satz aus und verbucht sie auf das MWSt-Konto

Buchungsperiode

Die DATAC Buchhaltung verbucht jeden Geschäftsfall ein einer frei wählbaren Periode (Monat oder Quartal), unabhängig vom Belegdatum. Dies gestattet es z. Bsp. eine Rechnung, welche am Beginn des Monates ausgestellt wurde in die Periode des Vormonats zu buchen, da der entsprechende Umsatz effektiv in den Vormonat fällt.

BWA

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine zusätzliche Erfolgsrechnung mit mehr Details. Neben der Standard-BWA, welche auf dem Kontenplan aufbaut, kann der Anwender individuelle BWA selbst erstellen.

CSV

Das Dateiformat CSV steht für Englisch Comma-separated values und beschreibt den Aufbau einer Textdatei zur Speicherung oder zum Austausch einfach strukturierter Daten (Wikipedia).

Excel gestattet das Speichern von einfachen Tabellen im CSV Format. CSV-Dateien dienen oft dem Datenaustausch zwischen verschiedenen Software-Prgrammen.

DATAC Fibu

Das Grundprogramm des DATAC Buchhaltungssystems.

Eine komplette Buchhaltungssoftware für Treuhänder und Unternehmen. Alle Buchungen erfolgen am gleichen Bildschirm.
Beinhaltet:

  • Finanzbuchhaltung
  • Debitorenbuchhaltung
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Anlagebuchhaltung
  • Digitales Belegarchiv
  • Zusammenarbeit mit DATAC24:
  • Verschiedene optionale Zusatzmodule
DATAC24

Das Erfassungsprogramm für Mandanten oder Filialen:

  • Scannen der Belege zur späteren Verbuchung durch Treuhänder/ Buchhaltungsabteilung
  • Offene Posten und Export der Zahlungsdateien für E-Banking (Banken/ Postfinanz)
  • Verarbeitung der ESR-Zahlungsdateien
  • Mahnwesen
  • sichere elektronische Ãœbermittelung aller Daten von und zu Treuhänder/ Buchhaltungsabteilung (HTTPS/ 128-bit Verschlüsselung)
  • Optionales digitales Belegarchiv für nicht buchungsgebundene Belege (Verträge etc.)
DATEV

DATEV ist eine in Deutschland weit verbreitete Buchhaltungssoftware. DATAC gestattet den direkten Export der Buchungsdaten nach dem DATEV Standard

Degressive Abschreibung

Die Abschreibungssumme nimmt über die Dauer der Abschreibungsperiode ab.

Digitales Belegarchiv

Mit dem Modul DATAC Belegarchiv ist es möglich, eine papierlose Buchführung zu führen. Die Vorschriften über die Ordnungsmässigkeit der Buchführung besagen, dass elektronisch gespeicherte Daten und Dokumente im Rahmen der normalen Aufbewahrungszeiträume aufbewahrt werden müssen. In diesem Zeitrahmen muss es für einen Betriebsprüfer jederzeit möglich sein, Buchungsvorgänge, Konten, Auswertungen und Belege ohne Fremdprogramme visuell darzustellen und ggf. wieder auf Papier auszudrucken.

Um den gesetzlichen Vorschriften gerecht zu werden, ist bei Einsatz eines Dokumentenverwaltungssystems unbedingt zu berücksichtigen :

  • Sie legen Dokumente zwar nicht mehr ab, vernichten Sie aber erst zu dem Zeitpunkt, an dem die Buchhaltung eines Wirtschaftsjahres einschließlich der elektronischen Dokumente auf CD gebrannt wurde.
  • Damit ist immer noch sichergestellt, dass bei einem Datenverlust die Buchführung anhand der Dokumente wiederherstellbar ist.
DTA

Datenträgeraustausch. Das DTA Dateiformat wird von den Banken zur Ãœbermittelung von Zahlungsanweisungen (per E-Banking oder Datenträgeraustausch) verwendet. DATAC erlaubt den Export der zu bezahlenden Rechnungen im DTA-Format.

ESR

Einzahlungsschein mit Referenznummer (oranger Einzahlungsschein). Die Referenznummer (RN) gestattet die einfache Zuordnung von Zahlungseingängen zu den offenen Kundenrechnungen (OP-Abgleich)

Fibu <-> DATAC24
  • Import der Belege und Buchungen der Mandanten/ Filialen
  • Grossteils automatische Verbuchung der Belege dank OCR-Analyse, Regeln und Verwendung der Stammdaten
  • Rücksendung der verarbeiteten Buchungen und aller Auswertungen an Mandanten/ Filiale
Fremdwährungen
  • Führen von Konten in Fremdwährungen, Buchung in CHF zu den aktuellen Kursen.
  • Buchen von Rechnungen in Fremdwährungen
  • Bei der Zahlung der Rechnung Verbuchen der Kursdifferenz
GWG

Der Anlagewert für Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) kann im laufenden Jahr komplett abgeschrieben werden

IDEA

IDEA (Interactive Data Extraction and Analysis) ist eine aus Kanada stammende, bereits seit über 20 Jahren auf dem Markt befindliche Software zur Analyse großer Datenmengen (Wikipedia). DATAC erlaubt den Datenexport im IDEA-Format.

Kreditlimit

Beim Debitoren kann ein Kreditlimit eingeben werden. Wird beim Buchen einer Ausgangsrechnung dieses Limit (Total der offenen Posten dieses Kreditoren) überschritten, gibt DATAC eine Warnung aus. Der Buchhalter entscheidet, ob das Limit überschritten werden kann.

Lineare Abschreibung

Jährlich gleichbleibende Abschreibungssumme (z. Bsp. 20% des Anschaffungspreises über 5 Jahre)

Mahnfrist

Anzahl Tage für das Ueberschreiten der Zahlungsfrist, nach denen die Mahnungen der Stufen 1 bis 3 ausgelöst werden

Mehrwertsteuer

Die Verbuchung der Mehrwertsteuer kann eingestellt werden nach vereinbart, vereinnahmt, Saldosteuersatz

  • vereinnahmt:
    Deklaration des Umsatzes aus Lieferungen und Dienstleistungen in jener Abrechnungsperiode, in der die Rechnungsstellung erfolgt
  • vereinbart:
    Deklaration der Umsätze aus den Lieferungen und Dienstleistungen in jener Abrechnungsperiode, in der das Entgelt vereinnahmt wurde, unabhängig vom Zeitpunkt der Lieferung, Dienstleistung oder der Rechnungsstellung.
  • Saldosteuersatz
    Branchensätze, welche die gesamte in den Bezügen von Waren, Dienstleistungen, Betriebsmitteln und Investitionsgütern sowie in den Gemeinkosten enthaltene Vorsteuer im Sinne einer Pauschale berücksichtigen
Modul Belegverfolgung

Gerade bei der Verbuchung von Ein- oder Ausgangsrechnungen ist es häufig notwendig, den zuständigen Sachbearbeiter miteinzubinden, um z.B. zu entscheiden, welches Sachkonto oder welche Kostenstelle angesprochen werden soll. Häufig soll der Sachbearbeiter auch über die Gewährung von Skontofristen und -sätzen entscheiden. Dazu muss dann zumeist der Originalbeleg weitergegeben werden. Es entsteht somit eine Zeitverzögerung bereits bei der Erfassung bis hin zum nicht durchführbaren VST-Abzug aufgrund noch nicht entschiedener Vorgänge.

Problemlösung: Durch den Einsatz der DATAC Belegsverfolgung werden diese Probleme beseitigt:

  • Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen kann sofort geschehen
  • Unklare Vorgänge können beim Abschluss der Buchung dem Sachbearbeiter zur Entscheidung vorgelegt werden. Ueber ein zusätzliches Programm kann der Sachbearbeiter diese Vorgänge sofort bearbeiten und auch korrigieren.
Modul Kennzahlen, Listgenerator
  • Bilanzkennzahlen:
    • Kapitalstruktur
    • Liquidität
  • Finanzierungsregeln
    • Vertikale Finanzierungsregeln
    • Horizontale Finanzierungsregeln
  • Gewinnanalyse, Rentabilität
  • Eigene Auswertungen
    Dieser Punkt des Moduls Kennzahlen/Listgenerator zur DATAC Fibu ermöglich es, von Standardlisten völlig unabhängige Auswertungen in unbegrenzter Anzahl und Vielfalt zu erstellen.
Modul Kontier-Manager

Das Modul Kontiermanager verfolgt zwei Ziele:

  • Hilfestellung bei der Erfassung: Dem Buchhalter mit schwächerem Fachwissen wird die Möglichkeit geboten, einen Grossteil der im Betrieb wiederkehrenden Buchungen zu standardisieren und während des Buchungsgeschehens ohne Fachentscheidung arbeiten zu können.
  • Beschleunigung bei der Buchungserfassung: Allgemein bietet sich hier die Möglichkeit, häufig wiederkehrende Buchungen so zu automatisieren, dass der Zeitaufwand für die Buchung enorm reduziert werden kann.

Die Einrichtung des Kontiermanagers erfordert den versierten Buchhalter, während die Benutzung selbst auch oder gerade vom fachlich schwächeren Anwender möglich ist.

MT940

Ein Format für den Export/ Import von Bankauszügen

MWSt.-Formular

Die DATAC Fibu gibt die MWSt.-Abrechnung direkt auf das offizielle Schweizer MWSt. Formular aus

OCR-Analyse

Die gescannten Belege werden durch ein OCR-Programm (optische Zeichenerkennung) in Text umgewandelt. Dieser Text wird analysiert und dient zu

  • Einfügen der ESR-Nummer in Rechnungs-/ Zahlungsbuchungen
  • Teilweise Verbuchung der gescannten Belege: Kreditoren-/ Debitorennummern, Betrag, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Rechnungsnummer, etc.
    Die Erfahrung zeigt, dass 50%+ der Belegsangaben automatisch verbucht werden
  • Suche durch alle Belege nach irgendwelchen Stichworten
Offene Posten

Debitoren- / Kreditorenrechnungen, welche noch nicht bezahlt wurden

Plausibilitätskontrolle

Je nach Einstellung (Buchung von Eingangs- / Ausgansrechnung, Finanzbuchung, etc.) meldet DATAC wenn die Logik der Buchung verletzt wird (falsche Soll-/ Habenkonten). Der Buchhalter kann diese Warnung übergehen und dennoch buchen.

Referenznummer (RN)

Eine eindeutige Nummer für eine Rechnung, welche auf dem Einzahlungsschein (ESR) aufgedruckt wird. Die RN hat bis zu 27 Stellen.

Schweizer Version

Die Anpassung an die Schweizer Verhältnisse zieht sich durch sämtliche Teile des DATAC Buchhaltungssystems. Insbesondere wurden die folgenden Teile angepasst:

  • Zahlungen mit ESR (Einzahlungsscheine mit Referenznummer)
    • Eingabe der ESR-Nummer bei der Verbuchung von Kreditoren und Debitoren (auch durch PayPen oder OCR-Analyse direkt ab der Rechnung)
    • Import der ESR-Zahlungsdateien der Postfinanz oder Bank und automatischer Abgleich der offenen Posten
  • Import der elektronischen Bankauszüge:
    Anpassung an die Schweizer Versionen der Dateitypen MT940, ESR, CSV-Dateien verschiedener Banken
  • Export der Zahlungen fürs E-Banking: DTA Dateien für die Banken, XML Dateien für die Postfinanz
  • Fremdwährungskonten, mit automatischem Update der Wechselkurse (Monatsmittelkurse der MWSt., Tageskurse der Zollverwaltung)
Skonto

Rabatt, welcher bei frühzeitiger Bezahlung einer Rechnung gewährt wird.

Für jeden Kreditoren/ Debitoren können die üblichen Skonto-% und Fristen programmiert werden. Diese werden bei der Buchung und Zahlung automatisch berücksichtigt.

Spendenmodul

Das Spendenmodul erlaubt die Verwaltung von Spenden/Dauerspenden für z.B. gemeinnützige Vereine. Darüber hinaus können für Dauerspenden amtliche Spendenbestätigungen ausgestellt werden.

Aktiv beim Erfassen von Buchungen, die ein Sachkonto mit Spendenbezug ansprechen

Split-Buchung
Sammelbuchung

Zu einer Buchung auf der einen Kontoseite (z. Bsp. Zahlung vom Bankkonto) gehören mehrere Buchungen auf der anderen Buchungsseite (z. Bsp. Verkäufe nach verschiedenen MWSt. Sätzen)

XML

Das XML Dateiformat wird von der Postfinanu zur Ãœbermittelung von Zahlungsanweisungen (per E-Banking oder Datenträgeraustausch) verwendet. DATAC erlaubt den Export der zu bezahlenden Rechnungen im XML-Format

Zahlungsfrist

Frist, innert welcher eine Zahlung getätigt werden muss. Bei Ãœberschreiten dieser Frist, wird eine Mahnung ausgelöst.

Für jeden Kreditoren/ Debitoren kann die übliche Zahlungsfrist programmiert werden. Diese wird bei der Buchung und Zahlung automatisch berücksichtigt.

Zusatzmodule

Zur DATAC Fibu können die folgenden Zusatzmodule zugeschaltet werden (keine zusätzliche Installation, Freigabe über Seriennummer)

BTS Adressblock Online Praesi